e-Factura ghid 2026: cine trimite, în cât timp, ce amenzi

Acest e-Factura ghid pentru firme mici și PFA explică RO e-Factura, sistemul național prin care firmele stabilite în România transmit facturile către ANAF, iar ANAF le livrează cumpărătorului. La 4 octombrie 2026, facturile B2B, B2G și B2C se încarcă în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. Furnizorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal (CNP) nu mai sunt obligați din 1 iunie 2026, dar pot opta. Ghidul e informativ și nu înlocuiește consultanța fiscală: confirmă situația ta cu un contabil.

Cine trebuie să folosească e-Factura în 2026?

Regulile sunt în OUG 120/2021. Am citit forma consolidată de pe legislatie.just.ro la 4 octombrie 2026, cu modificările până la Legea 88/2026 din 29 mai 2026. Obligația de bază privește persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA.

Operațiune	Obligatoriu în RO e-Factura?	Din
B2G, facturi către instituții publice	Da	1 iulie 2022, conform unui ghid regional ANAF
B2B, între persoane impozabile stabilite în România	Da	Raportare din 1 ianuarie 2024, transmitere către cumpărător prin sistem din 1 iulie 2024 (art. 10 alin. (1))
B2C, către persoane fizice	Da	1 ianuarie 2025 (art. 10^1 alin. (2))
Către un client nestabilit în România, dar înregistrat aici în scopuri de TVA	Da	1 ianuarie 2026 (art. 10 alin. (1^1), adăugat prin OUG 89/2025)
Furnizor identificat fiscal prin CNP	Nu, este opțional	1 iunie 2026 (art. 10^10, modificat prin Legea 88/2026)

Legea prevede și excepții. Art. 10 alin. (1) exceptează bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și livrările intracomunitare la care cumpărătorul comunică un cod de TVA din alt stat membru. Art. 10^3 exceptează facturile pentru operațiuni din afara sferei TVA. Ghidul ANAF enumeră și alte excepții, cum ar fi livrările către cumpărători care nu sunt nici stabiliți, nici înregistrați în scopuri de TVA în România.

E-factura PFA: sunt obligat în 2026?

Depinde de cum te identifici fiscal pe facturi, nu de eticheta PFA. Legea 88/2026 (Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026) a modificat art. 10^10 din OUG 120/2021: furnizorii care se identifică fiscal prin CNP nu au obligația să respecte art. 5, 9^1, 10 alin. (1) și 10^1 alin. (2). Pot opta pentru sistem și atunci trebuie înscriși în Registrul RO e-Factura opțional.

Istoricul, din notele formei consolidate: OUG 89/2025 stabilise 15 ianuarie 2026 pentru furnizorii pe CNP deja activi. Ordonanța 6/2026 (Monitorul Oficial nr. 77 din 30 ianuarie 2026) a mutat data la 1 iunie 2026. Legea 88/2026 a transformat apoi obligația în opțiune. Cei deja înscriși în registrul obligatoriu pot cere scoaterea. Dacă facturezi cu un cod de identificare fiscală separat, nu presupune că scutirea ți se aplică. ANAF a modificat în 2026 și procedura registrului opțional, deci verifică formularul curent pe anaf.ro. Scutirea nu înlătură celelalte obligații de facturare și de evidență.

Termen e-factura: în cât timp trebuie încărcată factura?

Din 1 ianuarie 2026, termenul este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere prevăzut la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. Modificarea a venit prin OUG 89/2025 (Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025), după cum confirmă o informare ANAF din ianuarie 2026. Termenul se calculează conform Regulamentului 1182/71, care definește zilele lucrătoare ca toate zilele, cu excepția sărbătorilor legale, a duminicilor și a sâmbetelor.

Între 1 iulie 2024 și 31 decembrie 2025 termenul a fost de 5 zile calendaristice, iar în august 2024 Ministerul Finanțelor a precizat că numărătoarea începe a doua zi după emitere. Ca ilustrare proprie a regulii pentru zile lucrătoare: o factură emisă luni, 5 octombrie 2026, are a cincea zi lucrătoare luni, 12 octombrie 2026, dacă nu cade nicio sărbătoare legală între ele. Verifică sărbătorile cu contabilul. Dacă sistemul nu funcționează cel puțin 24 de ore, obligația se suspendă până la repunerea în funcțiune, iar perioadele de nefuncționare se publică pe site-urile ANAF și ale Ministerului, potrivit ghidului ANAF.

Cum trimit e-factura în SPV?

Pașii de mai jos urmează ghidul ANAF din august 2024 și rezumatul procedurii ANAF. Meniurile pot să se fi schimbat între timp, deci ia-i ca pe un traseu general.

1. Înscrie-te în SPV (Spațiul Privat Virtual) din secțiunea de înregistrare ANAF. Ghidul ANAF descrie înregistrarea cu certificat digital calificat, iar instrucțiunile ANAF permit reprezentantul legal, reprezentantul desemnat sau un împuternicit, deci poți împuternici contabilul.
2. Pregătește fișierul XML. Factura trebuie să respecte standardul european EN 16931 și regulile naționale RO-CIUS, în sintaxa UBL. O face programul de facturare sau poți folosi aplicația gratuită a Ministerului, care generează XML-ul fără autentificare. Ministerul oferă și un instrument de validare a XML-ului.
3. Încarcă. Autentifică-te pe anaf.ro cu butonul RO e-Factura, deschide Factura electronică, apoi Trimitere factură, alege UBL și codul fiscal al vânzătorului și trimite fișierul. Primești un index de încărcare cu care verifici starea.
4. Așteaptă validarea. Sistemul verifică structura, sintaxa și semantica. Dacă fișierul trece, Ministerul aplică semnătura electronică, iar factura ajunge la cumpărător. Dacă nu, primești un fișier XML cu erorile, iar factura nu se consideră transmisă.
5. Descarcă și păstrează. Fișierele și mesajele de eroare rămân disponibile 60 de zile, apoi se arhivează și se eliberează la cerere. Păstrează o copie proprie a fiecărui XML.

Factura se consideră comunicată cumpărătorului când îi devine disponibilă pentru descărcare. Un cumpărător B2B care are obiecții trimite un mesaj prin sistem. Factura nu poate fi returnată, iar corecția se face conform art. 330 din Codul fiscal, în același sistem. Protejează autentificarea în SPV ca pe un cont bancar, cu obiceiurile din ghidul nostru de securitate cibernetică pentru firme mici.

Ce instrument alegi: aplicația gratuită ANAF, un program de facturare sau contabilul?

Opțiune	Se potrivește pentru	La ce să fii atent
Aplicația gratuită ANAF și Minister	Câteva facturi pe lună	Generezi XML-ul, te autentifici și încarci de fiecare dată, iar numerotarea și evidența rămân la tine
Program de facturare cu integrare RO e-Factura	Facturare regulată	Se conectează prin API-ul ANAF cu accesul tău din SPV. Verifică dacă afișează respingerile și datele de încărcare și dacă trimite în termen. Verifică prețul curent al furnizorului
Contabilul tău	Preferi să delegi	Termenul rămâne al tău. Stabiliți cine trimite, până când și cine urmărește fișierele respinse

Erori frecvente în e-Factura și cum se remediază

Ele vin din ghidul ANAF despre codurile și regulile facturilor.

• Fișier respins. Factura nu e transmisă. Citește fișierul de erori, corectează XML-ul și încarcă-l din nou înainte de termen.
• Factură dublată. Chiar și un spațiu sau un punct adăugat poate crea un duplicat fără posibilitate tehnică de anulare, iar o factură transmisă cumpărătorului nu poate fi anulată conform art. 330 alin. (1) lit. b). Ghidul descrie un storno tehnic care citează indexul de încărcare al facturii inițiale (BT-25) și data lui (BT-26), un comentariu (BT-22) cu factura inițială și un număr format din numărul inițial plus litera S, deci TX 623 devine TX623S.
• Sumă, cotă de TVA sau date de cumpărător greșite. Emite o notă de creditare (cod 381), o factură de corecție (384) sau un storno cu cod 380 și valori negative, fiecare cu referire la factura inițială prin BT-25 și BT-26.
• Categorie de TVA greșită. Neplătitorii de TVA folosesc categoria O, taxarea inversă folosește AE cu cotă 0 și motiv legal, iar operațiunile scutite folosesc E cu cotă 0 și motiv.
• Număr repetat. Numerele trebuie să fie secvențiale, iar două facturi cu același număr nu sunt permise, indiferent de tipul facturii.

Ce amenzi prevede legea pentru e-Factura?

Art. 13^2 din OUG 120/2021, în forma consolidată citită la 4 octombrie 2026, stabilește aceste amenzi. Le aplică organele fiscale, iar Ordonanța Guvernului 2/2001 privind contravențiile este aplicabilă.

Fapta	Amenda
Emitentul nu transmite o factură B2B prin sistem sau cumpărătorul primește și înregistrează o factură de la un emitent român care a sărit peste sistem	15% din valoarea totală a facturii
Depășirea termenului de încărcare pentru una sau mai multe facturi al căror termen cade într-o lună calendaristică (B2B, iar B2C din 1 iulie 2025)	1.000–2.500 lei pentru majoritatea persoanelor juridice și pentru persoanele fizice, 2.500–5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii, 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari

e-Factura pentru firme străine

Art. 10 alin. (1) privește persoanele impozabile stabilite în România. Operatorii nestabiliți aici pot opta conform art. 13, urmând procedura ANAF. Furnizorii români trebuie să raporteze facturile emise către clienți nestabiliți, dar înregistrați în scopuri de TVA în România, din 1 ianuarie 2026. Livrările intracomunitare la care cumpărătorul comunică un cod de TVA din alt stat membru sunt excluse, la fel ca serviciile din afara regulilor românești de facturare de la art. 319 alin. (5), potrivit ghidului ANAF. Dacă o firmă străină se consideră stabilită în România este o întrebare fiscală, deci întreabă un consultant fiscal român înainte să te bazezi pe o scutire.

Ce fac săptămâna aceasta?

1. Verifică cum apari pe facturi: CNP sau cod fiscal separat, și spune-i contabilului.
2. Înscrie-te în SPV sau împuternicește-ți contabilul acolo, dacă ești obligat sau optezi.
3. Alege instrumentul și testează cu o factură reală înainte ca termenul să conteze.
4. Notează pe scris termenul de 5 zile lucrătoare și cine face încărcarea.
5. Verifică zilnic dacă au apărut respingeri. O factură respinsă se consideră netrimisă.
6. Automatizează pașii repetitivi după ce procesul merge, ca în ghidul nostru despre ROI-ul automatizării.

Vrei ca facturarea și raportarea să comunice între ele?

Danube Labs este un studio format dintr-o singură persoană, din București. Dacă facturarea ta încă înseamnă copiat între programe, vezi lucrările noastre de sisteme financiare sau programează un apel introductiv gratuit.